Zasadniczo nieodpłatne lub częściowo odpłatne zapewnienie zatrudnionym w Polsce osobom zakwaterowania stanowi dla nich przychód podlegający opodatkowaniu i ozusowaniu. Odnosi się to także do cudzoziemców (zarówno tych z UE/EOG jak i obywateli państw takich jak np. Ukraina, Białoruś, Rosja). W pewnych okolicznościach od omawianego świadczenia składek ZUS i podatku jednak nie trzeba odprowadzać.
Lokum dla zatrudnionego na koszt zakładu rodzi przychód
Co do zasady przyjmuje się, że gdy pracodawca zapewnia pracownikom zakwaterowanie (w innych okolicznościach niż podróż służbowa), wówczas wartość tego świadczenia stanowi przychód, gdyż w takim przypadku mamy do czynienia ze świadczeniem przypisanym indywidualnie do konkretnej osoby, którego wartość jest wydatkiem poniesionym w interesie zatrudnionego i to jemu przynosi wymierną korzyść. W sytuacji braku tego świadczenia ze strony zakładu pracy podwładny musiałby sam ponieść przedmiotowy wydatek. Zatem przyjęcie świadczenia oferowanego przez pracodawcę – w postaci nieodpłatnego (bądź częściowo odpłatnego) zapewnienia zakwaterowania – leży w interesie pracownika, gdyż jest równoznaczne z uniknięciem przez niego wydatku na zakwaterowanie, jaki pracownik musiałby ponieść w związku z wykonaniem obowiązków, zgodnie z umową o pracę którą zawarł.
Powyższe znajduje potwierdzenie chociażby w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 maja 2019 r. (sygn. 0115-KDIT2-2.4011.105.2019.2.ENB).
Jak wskazano w uchwale Sądu Najwyższego z 10 grudnia 2015 r. (sygn. akt III UZP 14/15): „(…) przyjmując, że po pierwsze, na gruncie ustawy u.p.d.o.f. i ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych pojęcie „przychód” jest wspólne, po drugie, art. 21 ust. 1 u.p.d.o.f. nie modyfikuje pojęć: „przychód” z art. 11 ust. 1 u.p.d.o.f. czy „przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f.), należałoby przyjąć, że nieodpłatne świadczenia pracodawcy związane z kosztami czasowego zamieszkania pracownika poza jego centrum życiowym (świadczenia ponoszone przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników – art. 21 ust. 1 pkt 19 u.p.d.o.f.) stanowiłby przychód pracownika (art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f.), a więc, zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń, także podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.”.
Wyjątek dotyczy pracowników mobilnych
W ocenie fiskusa, noclegi na koszt pracodawcy (poza podróżą służbową), z których zatrudnieni korzystają w związku z wykonywaniem pracy w miejscu i w czasie wskazanym przez zakład pracy, nie generują przysporzenia majątkowego wyłącznie w przypadku tzw. pracowników mobilnych (czyli tych, których miejscem pracy jest określony w umowie o pracę obszar, a nie stałe skonkretyzowane miejsce; pracujących w terenie np. przedstawicieli handlowych lub serwisantów). W odniesieniu do nich uznaje się wszakże, że chodzi o świadczenie poniesione w interesie podmiotu zatrudniającego, bo to jemu przynosi konkretną i wymierną korzyść w postaci prawidłowo oraz efektywnie wykonanej przez pracownika pracy (por. interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej: z 22 lutego 2018 r., sygn. 0115-KDIT2-2.4011.438.2017.1.RS oraz z 26 marca 2019 r., sygn. 0115-KDIT2-2.4011.39.2019.1.MU).
Możliwe zwolnienie z podatku do 500 zł
Zafundowanie (w całości lub części) pracownikowi lokum, może korzystać z wyłączenia z podstawy wymiaru zaliczki na podatek na mocy art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT. W myśl tej regulacji, wolna od podatku jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 500 zł, o ile:
- miejsce zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy oraz
- pracownik nie korzysta z podwyższonych zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów, wynoszących obecnie 139,06 zł miesięcznie.
Ewentualnemu opodatkowaniu podlega nadwyżka ponad 500 zł.
Niekiedy można zastosować wyłączenie z oskładkowania
Po spełnieniu określonych warunków, od wartości zakwaterowania zapewnianego przez pracodawcę pracownikom innym niż mobilnym (w tym cudzoziemcom) nieznajdującym się w delegacji nie trzeba odprowadzać składek zusowskich. Taką możliwość przewiduje § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego, w myśl którego podstawy wymiaru danin na rzecz ZUS nie stanowią korzyści materialne, kiedy łącznie spełnione są następujące warunki:
- korzyści wynikają bezpośrednio z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,
- korzyści polegają na uprawnieniu do zakupu artykułów, produktów lub usług po cenach niższych niż detaliczne (rynkowe) lub na korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji, oraz
- preferencja w zakresie dostępu do korzyści polega na częściowej partycypacji w kosztach nabycia danego artykułu, produktu lub usługi (częściowa odpłatność).
Przy czym w kwestii dopuszczalności skorzystania z ww. zwolnienia w przypadku zakwaterowania rozstrzygające jest to, czy lokale służące zakwaterowaniu są własnością podmiotu zatrudniającego. Jeżeli nie są, wówczas nie wolno stosować § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego. Nawet jeśli podwładni ponosiliby częściową odpłatność i wynikałoby to z wewnętrznych regulacji płacowych.
Od omawianego świadczenia pozapłacowego, nie trzeba byłoby naliczać składek tylko w sytuacji łącznego spełnienia 3 warunków:
- udostępniane mieszkanie / lokal jest własnością pracodawcy,
- zatrudniona osoba ponosi częściową odpłatność z tego tytułu (bez względu na wysokość),
- przedmiotowa korzyść materialna wynika z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu.
A zatem, mimo iż prawo do uzyskania świadczenia po cenie niższej niż detaliczna wynikać będzie z zapisów np. regulaminu wynagradzania a zatrudniony będzie ponosił część kosztów nabycia usług zakwaterowania lub noclegowych, świadczenie to powinno podlegać uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek zusowskich zawsze, gdy lokale oferowane podwładnemu nie stanowią własności zakładu pracy (por. interpretacja ZUS z 11 lipca 2017 r., sygn. WPI/200000/43/843/2017). Pisaliśmy o tym w artykule: Zakwaterowanie udostępniane po cenach niższych niż detaliczne a ZUS.
Przepis § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego nie znajduje zastosowania także wtedy, gdy korzyść materialna w postaci zakwaterowania, wynika z postanowień zamieszczonych tylko w treści umów o pracę zawieranych z pracownikami (również narodowości innej niż polska). Potwierdza to chociażby interpretacja ZUS Oddział w Lublinie z 13 czerwca 2019 r. (sygn. WPI/200000/43/490/2019), w której czytamy: „(…) Uprawnienie do zastosowania wyłączenia określonego świadczenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie ww. § 2 ust. 1 pkt 26) rozporządzenia będzie możliwe, wyłącznie w sytuacji, gdy stosowny zapis o takim uprawnieniu znajduje się w akcie należącym do ustawowego katalogu prawa pracy, o których mowa w art. 9 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. – Kodeks pracy (…). Zgodnie z treścią art. 9 § 1 ww. ustawy „Ilekroć w Kodeksie pracy jest mowa o prawie pracy, rozumie się przez to przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych, określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy”. Zatem jeżeli otrzymane świadczenia wynikają z innej niż powyżej wskazane podstawy, to pomimo faktu, iż zostaną uzyskane przez pracownika po cenach niższych niż detaliczne, będą stanowić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. (…)”.
Sprawdź nowatorski i użyteczny kalkulator do rozliczania wynagrodzeń i innych świadczeń wypłacanych / przyznawanych obcokrajowcom:
🧮 Kalkulator Online – Kalkulator wynagrodzeń – rozliczanie podatkowo-składkowe cudzoziemców
Jak rozliczać świadczenia wypłacane / przyznawane cudzoziemcom?
➪ Kliknij i Sprawdź
